Порядок внесения новых имен в базу данных и дополнения сведений по ранее созданным аккаунтам призван решать две задачи, в некоторой степени – противоположные.

Сделать базу данных достаточно полной можно лишь путем объединения усилий значительной части нынешнего поколения еврейского народа. Дополняя имеющиеся в базе данных сведения, посетители сайта увековечивают память о своих близких, и в то же время помогают создать целостный образ – коллективный портрет поколения, испытавшего тяготы войны.

Но для того, чтобы обеспечить максимально возможную достоверность сведений проекта ИМЯ ВОИНА, необходима стадия проверки, модерации материалов, предлагаемых к внесению в электронную базу данных. В связи с этим предусмотрена двухступенчатая процедура.

Для внесения новой информации посетитель должен зарегистрироваться на сайте проекта, указав контакты для обратной связи. После этого, заходя на сайт как авторизованный пользователь, под своим логином и паролем, он сможет вносить информацию в открывшихся полях ввода.

На втором этапе поступившие материалы анализируют сотрудники проекта ИМЯ ВОИНА. Сверив их со сведениями онлайн-архивов, а при необходимости – связавшись с автором внесенных данных, они создадут новую страницу воина или внесут дополнения в уже существующий аккаунт.